プレゼーテション資料を作る前に準備しておきたいこと

プレゼーテション資料を作る前に準備しておきたいこと

仕事では、上司やクライアントに企画などの提案をする場面があって、プレゼンテーションを効果的にするためにスライド資料を作って話していくことは結構ありますよね。ただ、たいてい最初の頃はダメ出しを食らってしまいます。

良くある話ですが、これは単に"慣れ"の問題ではありません。多くの場合、そもそもプレゼンテーションの準備する時に"何から始めれば良いのか"が間違っています。

きちんとした順序で準備を行えないと、結局遠回りしてしまうか、大切な情報が組み込まれていない状態でプレゼンテーションを迎えることになる可能性が高いです。

いきなりスライドを作成し始めるのはNG

例えば、面白そうなアイデアを思いついた時は「スライドから作った方が早いじゃん。」と思う方もいるかもですが、デジタル時代の礎を築いてきたスティーブ・ジョブズはプレゼンを作るとき、"紙とペン"からストーリーを組み立てることからスタートしていたそうです。デザインの専門家はみな「スライドを作る前の準備に時間の大半を費やすべきだ。」と言っています。

いざプレゼーテションを作ろう!となった時には、スライドを作る前にすべきことがあるんです。

プレゼン制作は、人の心を動かす物語を作ること

その中でも、最も大切なのは"ストーリーを作る"ことです。話の流れの作り方で平凡なプレゼーテションと卓越したプレゼーテションの違いが生まれてきます。

  • 考えること
  • スケッチすること
  • 筋書きを作ること

スライドを作成する前に行う、この準備の質の高さがプレゼーテションの質に大きく関わってきます。

では、そのためにはまず何をしていけば良いのでしょうか。

プレゼンテーション資料を作る前にすべき5つのこと

その1:話の種を探す

まずは、情報を集めましょう。プレゼンテーターは会場にいる誰よりもプレゼンテーションの内容に詳しい人物であるべきです。発表内容はもちろんのこと、どういった話ならば聞き手の心を惹きつけることができるのかなど、まずはとにかく情報を集めていきます。

最初に"何を話すのか"から考えてしまうと、その後で新たな情報に触れた時、「こっちの方が面白いかも。」なんて形で簡単にブレる可能性があります。なので、視野が狭い状態でストーリーを作ろうとすることは危険なのです。

その2:専門家に話を聞く

話に確証を持たせるために、プレゼンの内容に関係のある専門家に直接話を聞いてみましょう。専門家の話を聞くことで、自分の発表内容への自信がつきますし、何よりその内容を聞き手へ説得力を持った内容として話すことができます。重要なプレゼンテーションであるほど、専門家の元へ足を運ぶことは必要です。

「この情報は東京大学で機械工学を専門に研究している○○先生から聞いたのですが...。」なんて言ったら、権威の効果でなぜか「なるほど。(専門家が言うならその通りかも。)」となるので、かなり使えるんです。

その3:アイデアを整理する

さて、情報を集めたらそこで終わってしまうのではなく、視覚的に整理しましょう。頭の中だけで考えるのでは限界がありますし、頭の中の考えがまとまらないと思考停止になるので、何かに吐き出すのが大切です。頭の中を表現するツールは"紙とペン"が最高です。

文字におこしてみたり、絵に描いてみたりと、アイデアを繋ぎ合わせていきましょう。ブレインストーミングという思考ツールやポストイットなどのアイデアツールを用いるとアイデアを整理することが楽しくなりますよ。

その4:仲間と話し合ってコンセプトを決める

アイデアのブラッシュアップを行う時には他者に話すことは基本ですが、プレゼンテーションの目的や技術を有した仲間と気兼ねなく話すことは、アイデアの質を飛躍的に高めてくれるはずです。他者の反応を得るという面でも、仲間と話をすることは大切ですね。

自己完結のストーリーは自分の頭の中で情報を補完してしまっている場合が多いので、聞く側にとっては情報不足になることがあります。また、自分では「これツボだわ。」と思ってても、他人からすると「そうでもない。」ことも多いです。ダメ出しされることを恥ずかしがらすに他者に伝えてみないとプレゼンテーションの反応がどうなるか全く掴めないのです。

アイデアを整理して話し合っていくことで、刺さるコンセプトを確定させていきます。

その5:話の流れを大まかに組み立てる

集めた情報と決めたコンセプトを元に、プレゼンテーションにおいて最も大切なストーリーを作っていきましょう。"紙とペン"で昔話の『桃太郎』のようなワクワクする話を「誰がどんな世界観に登場してどうなっていくのか?」明確にして作ってみて下さい。

現状の問題(鬼)に対する解決策(桃太郎)がどのようなストーリーで問題を解決(倒す)していくのかを物語にしてみて下さい。1〜4で情報をきちんと収集して整理できていれば、素敵な物語を構築できるはずです。

『むかしむかし、どんぶらこ〜、どんぶらこ〜。と川から流れてきた桃から生まれた桃太郎。桃を拾ってくれたおじいさんとおばあさんに育てられ、村の人達を脅かす鬼を退治に鬼が島へ。きびだんごを餌にイヌとサルとキジを味方につけ、あれよあれよと大暴れして鬼を倒す。そして、みんな幸せ大喜び。しあわせに暮らしましたとさ。』-桃太郎を大体省略-

話の流れさえできてしまえば、スライドのデザインは簡単です。桃が流れてくるスライド→桃から桃太郎が生まれるスライド→…。こんな感じでスイスイ決まってきます。

何よりも重要なのは、聞き手に訴えるのはストーリであってスライドではないということ。スライドはストーリーを補うものにすぎないということを覚えておきましょう。

『プレゼンテーションの質を大きく高めたければ、やるべきことはただひとつ。パワーポイントを開く前に、ストーリーを作ることだ。』-スティーブ・ジョブズ驚異のプレゼン-

まとめ

プレゼンテーションの質は準備の段階で決まります。中でも、話のストーリーを組み立てることは最重要です。準備段階でスライドのデザインを無理に考える必要はありません。

アル・ゴアの世界的に有名なプレゼーテション『不都合な真実』の中で中心的な役割を果たしたナンシー・デュアルテも、「スライドを作る時間は、全体の1/3に抑えるべき。」と言っているようですし、もしプレゼーテションを作成する時にスライドから入ってしまっている方は、まずは「紙とペン」から始めてみるのはどうでしょうか。プレゼン資料をどう作り始めようか迷っていた方も参考にしてみてください。

紙とペンほど自由に頭の中を吐き出せるツールを、私は知リません。

参考書籍:『スティーブ・ジョブズ 驚異のプレゼン』カーマイン・ガロ

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